Buenas prácticas de comunicación en una empresa

¿Cuántas veces has tenido dificultades para hacer llegar el mensaje correcto a tu equipo de trabajo? ¿Te has enfrentado a horas de retrabajo porque los requerimientos no son claros? Esto es algo a lo que se enfrentan las empresas dedicadas al diseño de sitios webs, aplicaciones móviles, manejo de redes sociales, diseño de marca, entre otros servicios que requieren de un constante trabajo en equipo. Es por esto que no te puedes dar el lujo de prescindir de una buena comunicación con los miembros que conforman tu equipo de trabajo y con los clientes para lograr proyectos exitosos.

En este artículo te hablaremos sobre la importancia de contar con una buena comunicación empresarial, qué aspectos son esenciales para lograrlo y te daremos recomendaciones de aplicaciones que te ayudarán a eficientar el proceso.

¿Qué es la comunicación empresarial?

Comencemos hablando sobre la comunicación empresarial, que es el proceso de compartir información internamente (con o entre sus equipos) y externamente (con clientes y socios). Si este tipo de comunicación es eficaz y eficiente, podrá agilizar constantemente los flujos de trabajo y colaborar mejor con los miembros de su equipo. Para que sepas cuáles son los puntos básicos de esta, te introduciremos a las 7 C de la comunicación

7 C de la comunicación

Completa

Para brindar una comunicación completa debes especificar los detalles exactos de cada tarea y asegurarte de que la comunicación contenga toda la información necesaria para alcanzar el éxito. A veces esto puede requerir que hagas demasiado hincapié en ciertos puntos o que anticipes y respondas a las preguntas más frecuentes para evitar malas interpretaciones o ambigüedades. 

En el caso de las conversaciones que se mantienen con clientes, no olvides siempre ser lo más específico posible y hacer todas las preguntas que sean necesarias para que la información quede completamente entendida.

Corregir

Debes comprobar que tus mensajes escritos son gramaticalmente correctos. Este punto también se aplica a tus clientes, nunca debes hacer promesas que no puedas cumplir, asegúrate de que las promesas se basen en hechos, también te ahorra a ti y a tu personal tiempo y energía de tener que profundizar sobre  detalles erróneos y evita la confusión en el lugar de trabajo.

Puedes ayudarte de algunas herramientas de Inteligencia Artificial para hacer más fácil este trabajo como lo son: 

• Grammarly (https://www.grammarly.com/): puedes instalarlo para utilizarlo en distintas aplicaciones para mejorar la forma en la que escribes.
• LanguageTool (https://languagetool.org/es): puedes instalarla en tu ordenador como aplicación o como extensión dentro de tu navegador y tendrás la oportunidad de escribir textos más formales o mejor redactados desde la aplicación que emplees de forma frecuente.

Claridad

Si te comunicas de forma clara, reducirás los malentendidos. Te aconsejamos que simplifiques tus frases reduciendo al mínimo el número de ideas de cada una: no sobrecargues a tu oyente o lector sin darle tiempo para procesar cada punto.

La falta de claridad también es un problema común cuando se trata de equipos multiculturales. De este modo, se puede maximizar la claridad recurriendo a dos idiomas para transmitir tus ideas. También puedes apuntar a tus empleados a cursos de idiomas en plataformas de aprendizaje o promover que tengan conversaciones en el idioma de tu interés en caso de que ya lo dominen para reforzar el conocimiento.

Considerada

Debe existir empatía hacia quienes escuchas y lees, como sus empleados y clientes. Esto requiere escuchar activamente sus pensamientos y comentarios, asintiendo con la cabeza para mostrar interés y no interrumpir.

Concisa

Procura tocar un solo tema y seguir una progresión lógica de las ideas. Los mensajes cortos y directos son la clave.

En la comunicación durante proyectos, ya sea con clientes o con los miembros de tu equipo, debes de asignar tareas o comunicar requerimientos de la forma más concisa posible para que no existan dudas y el proyecto pueda cumplir todas las expectativas del cliente en cuestión.

Concreto/Coherente

La comunicación concreta debe transmitir un argumento, propuesta o aviso lógico que esté respaldado por hechos sólidos procedentes de fuentes creíbles. Esto significa que no debe haber lugar para la incertidumbre o la mala interpretación, por lo que en lugar de mandar un mensaje largo procura ir directo al grano.

Cortesía

Significa que debes ser educado y respetuoso en la correspondencia. La clave está en ser amable, profesional y honesto. En el sitio de trabajo, debe existir respeto entre empleados y evitar el lenguaje tendencioso, los insultos y los tonos pasivo-agresivos. 

La cortesía en la comunicación empresarial aumenta la eficacia, lo que es crucial para la retención de empleados y clientes. Los puntos por sí mismos parecen bastante sencillos, sin embargo, cuando se trata de mantener comunicación con un gran equipo de trabajo y con una gran cantidad de clientes

Es de gran importancia tener una buena comunicación dentro de la empresa para eficientar el trabajo en equipo, así como, con los clientes, para los que trabajamos como empresa dedicada a crear productos tecnológicos

Errores comunes

Falta de claridad

Como ya mencionamos en un punto anterior, es muy importante enviar mensajes claros y concisos para evitar malentendidos, la clave es generar mensajes directos, simples y en fragmentos concisos para que tus interlocutores no se olviden de los puntos clave.

No dar actualizaciones

Recuerda que la comunicación es un proceso continuo, por lo que es necesario enfatizar en algunos puntos que hayas comunicado mandándoles en formatos y momentos distintos, de igual forma si te comprometiste a dar seguimiento a un tema en particular, no olvides actualizar a las personas involucradas aunque sea para decir que todo sigue igual.

Suponer cosas

No asumas que el hecho de informar sobre algo a personas clave provocará un efecto cascada en el que compartirán dicha información con otras personas. Mejor asegúrate de compartir la información con todas las personas a las que te interesa comunicarte para evitar que la información se distorsione y se vuelva confusa o incorrecta.

¿Cómo fomentar la buena comunicación en tu empresa de diseño UX/UI o desarrollo?

Debes facilitar la comunicación horizontal y vertical dentro de la empresa

Es necesario que todos los miembros de la empresa se sientan con la confianza suficiente para poder expresar necesidades o inconformidades acerca de los procesos, proyectos, incluso cualquier problema interno que pueda surgir. Esto es indispensable para que los jefes inmediatos tengan conocimiento de lo que sucede y cómo sucede, así como para fomentar el trabajo en equipo.

Procura siempre contar con un respaldo escrito

En cuanto a los proyectos que realice tu empresa, cuando existe un contrato firmado es importante tomar nota de los acuerdos que se realicen en cada reunión o revisión para que el cliente pueda tener visibilidad de los pasos que

En la medida de lo posible, graba las llamadas con los clientes

Es importante adoptar medidas para minimizar las discrepancias entre los requisitos de los clientes y el trabajo que llevarán a cabo los miembros del equipo encargado del proyecto. Grabar las llamadas puede servirte para consultarla cuando sea necesario por si existen dudas sobre los requerimientos.

No olvides que es necesario contar con su permiso por escrito para realizar la grabación en momentos específicos, esto es muy sencillo ya que la mayoría de aplicaciones para realizar videollamadas tienen un botón que permite realizar la grabación y de la reunión que se guarda de forma automática, en el caso de zoom el botón para grabar la reunión se encuentra en los botones de abajo de la reunión como se muestra a continuación:

En cuanto a Google Meet, el botón de grabación se encuentra en el apartado de actividades en la esquina inferior derecha de la pantalla:

Una vez que la grabación se ha guardado, puedes consultarla en tu carpeta de archivos personales de drive o dentro del evento agendado en el calendario como se muestra a continuación:

En ambos casos puedes consultar la grabación después de ser necesario.

Herramientas para eficientar la comunicación

Mensajería instantánea

Es indispensable tener una herramienta para mensajes instantánea para interactuar con el equipo en tiempo real, como pueden ser:

Discord

Es una herramienta de comunicación compatible con sistema operativo de Mac, Microsoft y Linux. Es completamente gratuita, lo cual es sumamente funcional para las empresas debido a que puedes crear un número ilimitado de canales públicos o privados. Además, se pueden asignar distintos roles a los miembros y brindar permisos específicos a cada uno. Cuenta con una interfaz intuitiva y amigable.

Slack

Es una plataforma de pago que permite obtener toda la información que tu empresa necesita, gracias a que puedes enviar mensajes a cualquier persona que esté dentro o fuera de tu organización, también pueden crearse canales para hablar de temas en específico. Es funcional debido a que permite el trabajo asincrónico.

Comunicación cara a cara

También es de gran importancia mantener la comunicación cara a cara dentro de tu empresa, ya sea que trabajes de forma presencial o remota, ya que estos canales son más eficientes que las llamadas telefónicas. También es de gran utilidad para brindar atención a los clientes con los que no puedes reunirte de forma presencial. Aquí te dejamos algunas aplicaciones que recomendamos:

Zoom

Es una aplicación para videollamadas que se volvió muy conocida en pandemia debido a que permite la participación de hasta 100 personas en plan gratuito y 500 en plan pagado, de igual forma el límite de tiempo de reuniones en plan gratuito es de 40 min, en plan pagado es de tiempo ilimitado. Así mismo tiene la función para grabar la reunión y compartir pantalla en caso de presentaciones.

Skype

Es un software que permite realizar llamadas y videollamadas de forma gratuita, así como enviar mensajes instantáneos y compartir archivos. Con la versión pagada puedes llamar a teléfonos y enviar SMS. La opción de pago tiene diversas facilidades, ya que puedes pagar a medida que lo utilizas o pagar un plan.

Google Meet

Es una interfaz que permite reunirse por videoconferencia, permite que te unas desde cualquier computadora por medio del sitio web o por aplicación. Cualquier persona que tenga una cuenta en Google puede crear una reunión para 100 participantes de hasta 60 minutos. Además, posee la opción de subtítulos automáticos

Cualquiera que sea la interfaz que elijas, recuerda que además de servir como una herramienta de comunicación con los clientes también es de gran utilidad para realizar reuniones virtuales, en nuestro caso organizamos reuniones mensuales con todo el equipo para fomentar la convivencia y participación ya que no trabajamos en un lugar todos juntos:

Comunicación sobre el trabajo

Las herramientas de gestión de trabajo como las que enlistamos a continuación te permiten conocer el estatus del proyecto en tiempo real, lo ideal es contar con una herramienta que tenga disponibles un tablero, kanban, diagramas de gant y calendarios para poder consultar todos los detalles necesarios.

Jira

Es una herramienta útil para planificar y gestionar proyectos, supervisar el avance debido a que es muy gráfica, también facilita la generación de informes para mejorar el rendimiento del equipo con datos en tiempo real. Debido a su facilidad de automatización, permite ahorrar tiempo y vuelve más dinámico el proceso de carga y asignación de tareas.

Podrás realizar asignación de tareas específicas e incluirlas dentro de una épica (que se muestra en color morado) cuando pertenezcan a un momento determinado del proyecto.

Asana

Permite planificar de una manera más sencilla los proyectos. También simplifica las solicitudes de trabajo y te permite consultar de una forma más gráfica el estado de los proyectos. Así mismo, puedes otorgar permisos para que únicamente ciertas personas puedan realizar cambios.

Te permitirá visualizar y asignar tareas al igual que Jira, así como medir el progreso de cada una.

En este caso, ambas aplicaciones realizan básicamente las mismas tareas y te ofrecen una forma similar para crear proyectos, asignar tareas y visualizar el progreso, es cuestión de preferencias.

Comunicación externa

Cuando se trata de mantener comunicación con proveedores, clientes, agencias o personas externas a la empresa que no tienen acceso a los canales internos de comunicación, la interacción por correo electrónico es fundamental para lograr una comunicación eficaz.

• Gmail
• Outlook

Publicaciones periódicas (Newsletters)

Permiten compartir noticias internas de la empresa para mantener informados a todos los miembros del equipo, así mismo, es una herramienta que permite realizar reconocimientos de forma pública.

Herramientas para eficientar el flujo de trabajo

Las herramientas de trabajo también forman parte de las que ayudan a eficientar la comunicación, es de gran importancia contar con herramientas que hagan más fácil el trabajo del equipo. 

Uso compartido de archivos

Hoy en día es más fácil tener los archivos importantes de la empresa en un repositorio en el que puedan acceder los miembros del equipo debido a que a la larga resulta más fácil dar el acceso o restringirlo sin tener muchos papeles en físico en los que podamos perder información.

Google drive

Es un servicio de almacenamiento al que puedes acceder desde un sitio web para que tus archivos sean guardados en la nube, la capacidad de almacenamiento gratuita es de 15 GB. Puedes compartir archivos con quien desees dentro de la empresa. 

Dropbox

También es un servicio de almacenamiento en la nube que te permite sincronizar tus archivos desde cualquier dispositivo, incluso se enlaza con algunas aplicaciones, de igual manera mantiene la seguridad de todo lo que subas, así que tus archivos siempre estarán protegidos.

OneDrive 

Es una plataforma de Microsoft para almacenar archivos que pueden compartirse con otras personas y tener acceso desde cualquier dispositivo.

Sincronización de calendarios

Cuando los miembros del equipo tienen una gran cantidad de juntas o eventos que deben atender, si los otros miembros de la empresa pueden consultar el calendario de otras personas para agendar reuniones con ellos o estar al pendiente de qué actividades están realizando, las herramientas de sincronización de calendarios son:

Google Calendar y Microsoft Outlook Calendar

Puedes programar reuniones, recibir recordatorios y es una forma muy fácil de consultar tu agenda para ti y para tus compañeros de trabajo.

A continuación te dejamos un ejemplo de cómo podrás visualizar el calendario de tus compañeros de trabajo, esto en empresas como BluePixel que trabajan de forma remota es muy útil para agendar reuniones:

El primer paso dentro de Google Calendar es poner la dirección de correo de la persona con la que quieres agendar una reunión en el campo señalado:

A continuación te aparecerá marcado en otro color el horario de tu compañero y podrás buscar un espacio que ambos tengan libres para agendar la reunión que necesitas

Puedes buscar el horario de múltiples personas al mismo tiempo.

Seguimiento de tiempo

Realizar el seguimiento del tiempo que invierten los empleados de tu empresa permite supervisar y documentar la cantidad de horas que se invierten en actividades, pendientes, tareas o proyectos a lo largo del día para poder realizar métricas de la eficiencia de tus trabajadores, para esto recomendamos aplicaciones como: tempo, clockify, harvest y everhour.

Es muy importante que tomes en cuenta que siempre hay áreas de mejora en todos los procesos, por lo que contempla que debes darle seguimiento y si vas a utilizar alguna herramienta como las que propusimos debes realizar una evaluación de cómo funciona y si es necesario cambiarla o no.

En BluePixel implementamos la mayoría de estos procesos, esa es la razón por la que te recomendamos seguirlos de primera mano. A nosotros nos ha sido de gran utilidad apoyarnos de herramientas para eficientar el flujo de trabajo ya que somos una empresa que trabaja de forma remota, de igual forma nos apoyamos de procesos de comunicación recomendados para que nuestros productos y servicios tecnológicos sean desarrollados en el tiempo acordado con los clientes y que sus requerimientos lleguen de una forma puntual a nuestro equipo de trabajo.  Así mismo, implementar las 7C de la comunicación y realizar un proceso de evaluación constante ha impulsado una cultura positiva al interior de la empresa.

Si te interesa conocer más sobre procesos y herramientas que puedes implementar al interior de tu empresa para eficientar procesos de trabajo y comunicación, recuerda seguir nuestras redes sociales como son Instagram, Facebook y LinkedIn y estar pendiente de las próximas publicaciones de nuestro blog.

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